Mistä on hyvät raportit tehty?

Hyvän raportin perään kysellään usein. Mikä on hyvä raportti?

Lyhyesti ehkä ne kolme tärkeintä asiaa, jotka raportissa on oltava kohdillaan:

  • Helppolukuisuus – hyvässä ja luettavassa raportissa on jopa vain muutama luku – ja näitä muutamaankin luvun hahmottamista voidaan visualisoimalla nopeuttaa ja helpottaa, esimerkiksi värein.
  • Raportti vastaa asetettuun kysymykseen. Oleellisin tieto raportissa hyppää suoraan katsojan silmille. Jos ykkösprioriteetti on vertailla lukuja edellisen kauden lukuihin, silloin korostetaan eroa edelliseen kauteen. Jos taas edellisillä kausilla ei ole väliä vaan seurataan ennustetta tai budjettia, silloin korostetaan eroja näihin.
  • Lukujen on oltava luotettavia. Parhaassa tapauksessa käyttäjä voi helposti tarkastaa, mistä raportilla esitetty luku koostuu. Mahdollinen laskentakaava selviää dokumentaatiosta tai suoraan graafista, ja luvun takana olevat tapahtumat voidaan helposti tarkistaa esimerkiksi porautuvasta aliraportista. Tämä lisää raportoinnin luotettavuutta.

Yksi tapa lähestyä hyvän raportin problematiikkaa on ottaa oppia huonoista raporteista ja visualisoinneista. Valitettavasti tässä mielessä hyviä esimerkkejä löytyy esimerkiksi valtakunnan ykköslehden artikkeleista. Pureskellaan hieman muutamaa esimerkkiä, voisiko Hesarin töppäilyistä ottaa oppia liiketoiminnan raportointihaasteissa?

Case1, HS 8.12. 2013, ’Helsinki kahmii verotuloja Vallilasta’

Jutun juoni on tutkia pankki- ja rahoitustoimialan Helsingin kaupungille tuottamaa verokertymää. Alaotsikossa lukee ’Suuri osa Helsingin yhteisöverotuloista on peräisin finanssialan yrityksiltä’.

Tarinan tukena on muutama graafi, jotka numeroin punaisella yhdestä neljään:

CCI18122013_0002

1. Ensimmäinen pylväsdiagrammi vie sivulta tilaa eniten. Asettelusta päätellen tämän pitäisi tukea vahvasti artikkelin tarinaa. Diagrammissa on kuitenkin tehty useampi aloittelijatason virhe.

  • Otsikossa puhutaan Finanssialasta. Eli diagrammissa yritykset täytyisi summata Toimialoittain. Nyt kun diagrammin luvuista erottelee finanssialan yritykset (tuskin kaikki ovat nyt tässä graafissa) ja vertaa sitä Yhteisöverot yhteensä-summaan, saadaan prosentista aika pieni. Puuttuuko diagrammista dataa? Tämä diagrammi ei näiltä osin tue otsikon väitettä ’Suuri osa yhteisöverotuloista’
  • Diagrammiin on ympätty yhtenä palkkina ’Yhteisöverotulot yhteensä’. Tämä tuhoaa luettavuuden koska diagrammin muut palkit skaalautuvat pisimmän palkin mukaan. Nyt suurin osa diagrammista on tyhjää tilaa. Pylväsdiagrammin tarkoitus on esitettyjen lukujen vertailun visualisointi. Jos palkit menevät liian pieneksi, on vertailu mahdotonta. Pienistä palkeista on hyvin vaikea erottaa esimerkiksi, että Skandinaviska Enskilda Banken:in verotulot ovat alle puolet Elisa Oyj:n yhteisöverotuloista.
  • Olisiko yrityksestä olemassa jotain muita tunnuslukuja jotka kertoisivat miten isosta yrityksestä on kyse? Mistä yhteisöverojen suuruus tai pienuus yrityksittäin johtuu?

2. ja 3.  Itse asiassa jutun kaksi pienintä graafia ovat jutun parhaat ja eniten lisäarvoa antavat graafit. Skaalaus on oikein, kuten asiakin. Yhteisöverotulot ovat pudonneet kuin lehmän häntä viime vuosina. Tämähän on huolestuttava tilanne, vaikka tähän asiaan ei itse artikkelissa juuri viitatakaan.

4. Tässä graafissa on lähdetty kikkailemaan työntekijämäärien visualisoinnilla.  Kahden esimerkkiyrityksen työntekijämäärän erotuksen hahmottaminen yhdellä silmäyksellä on mahdotonta, visualisointi on hyödytön. Alempana on esitetty kertolasku, joka näyttää jakolaskulta, sekä selittävät tekstit ovat lukujen yläpuolella. Toteutus ei toimi, lopputulos jää epäselväksi. Otsikko on ”Yritysten työntekijät tuottavat enemmän tuloja kuin yritykset maksavat yhteisöveroja”. Tämä asia jää kokonaan käsittelemättä. Käyttäjän täytyy katsoa kahta eri graafia (1 ja 4)  todetakseen tämän väitteen paikkansapitävyyden.

Mitä itse olisin tehnyt?

– Olisin summannut yritysten yhteisöverot toimialoittain yhteen, ja saanut oikean toimialavertailun, siitähän tässä artikkelissa on kyse – toimialoista – ei yksittäisistä yrityksistä. Yksittäisten yritysten verotulot olisivat voineet tuoda jotain lisäarvoa, esimerkiksi finanssitoimiala purettuna yksittäisiin yrityksiin toisessa, erillisessä graafissa.

– Jos olisi haluttu oikeasti vertailla kuntaveron ja yhteisöverojen määrää, olisin hakenut kaikkien yritysten työntekijämäärät sekä keskipalkat ja saanut tulokseksi jotain suuntaa-antavaa vertailulukua. Kuten jutussa todetaan, työntekijöiden asuinpaikkoja kunnittain ei saada kuin yrityksiltä itseltään. Palkkatietojenkin osalta tilanne on vähän niin ja näin. Nämä tiedot olisi voitu esittää mahdollisesti yhdellä graafilla – joka olisi skaalattu oikein. Tämä olisi antanut paljon lisäinformaatiota artikkelissa esitettyihin väitteisiin, jotka ilman lukuja jäävät tyhjiksi väitteiksi.

Case2, HS 29.11.2013, Valtio hävisi miljoonien oikeusriidan

Tässä puhutaan tietenkin maata kuohuttaneesta alfalttikartellista. Diagrammin yläotsikossa seisoo ”Kunnat saavat 37,4 miljoonaa, valtio ei saa mitään”.

Kysehän on siitä, että kunnat esittivät asfalttikartelliin liittyvät korvausvaateensa oikeudelle aikaa sitten, nämä luvut ovat olleet tiedossa jo pitkään. Lehdessä esitelty viimeinen oikeuden päätös sisälsi korvaussummat kunnille ja valtiolle.

Jutussa on yksi diagrammi jossa, jossa on lähdetty kikkailemaan esittämällä asia sinällään kekseliäästi(?) asfaltin ja keltaisen viivan yhdistelmänä.

Graafin virheet

  • Diagrammissa on sama virhe kuin edellisessäkin jutussa; skaalaus. Diagrammiin on uhrattu reilu puolikas Hesarin sivusta. Esitystavasta ja skaalauksesta johtuen kymmenen ensimmäistä palkkia ovat luettavia. Loput palkeista ovat niin pieniä, ettei niiden keskinäisiä eroja voi erottaa.
  • Tässäkin diagrammissa on ristiriita lehden artikkelin kanssa. Mitä tällä raportilla haetaan? Nyt hallitsevin osa diagrammista, musta asfaltti, kuvaa kuntien tekemiä korvausvaateita. Sehän on tässä aivan epäoleellista, koska vaateet on esitetty aikaa sitten. Korvausvaateista ei tässä uutisessa edes puhuta.
    • Oleellisempi asia olisi esittää vaateen ja tuomitun korvauksen erotus prosentteina. Se kuvaisi paremmin eri kuntien onnistumista tässä oikeusjutussa
    • Mikä on koko artikkelin pääajatus? Pääotsikossa puhutaan valtion onnistumisesta – mutta tässä diagrammissa on tehty raportti kunnista.  Jos haetaan ’häviämistä’, tässä pitäisi tuoda ilman muuta esille tuo vaateen ja korvauksen erotus
    • Nyt musta asfaltti vie huomion vaateeseen.
HS 29.11.2013

HS 29.11.2013

HS 29.11.2013

HS 29.11.2013

Case 3, HS 17.1.2014, Julkisten menojen osuus paisuu lamassa

Viimeinen esimerkki tällä erää on tuore artikkeli tämän aamun lehdestä. Artikkelissa esitetään julkisten menojen osuutta bruttokansantuotteesta, keskitytään erityisesti menojen kasvuun.

Sinällään allekirjoitan artikkelin täysin, jotainhan tälle asialle pitäisi tehdä.

Katse kiinnittyy keskelle sivua. Siinä on kahdella graafilla yritetty esittää vuosien 2002 ja 2011 julkisia menoja – ja pyritty visualisoimaan yhdenlaisella heat map:illa. Opit tästä esityksestä:

  1. Heat map ei toimi staattisena raporttina. Sen lisäarvo on ennen muuta porautumismahdollisuudessa. Jokaisesta laatikosta pitäisi päästä porautumaan tarkemmalle tasolle, mistä ko. laatikko koostuu.  Huomaa että graafikko on joutunut lisäämään selitteen violetille värille: ”Kasvaneet eniten 2002-2011”. Heat map on hieno tapa visualisoida – mutta suurin oppi tästä on: se mikä toimii interaktiivisesti, ei yleensä toimi staattisena.
  2. Neliöt ovat huono tapa hahmottaa kahden luvun eroa. Jos luku kasvaa 30%, pinta-ala kasvaa myös 30%. Neliön leveys kasvaa silloin vain 14%! Katse kiinnittyy leveyteen ja korkeuteen, ihminen ei luontaisesti hahmota pinta-aloja.
  3. Lukujen kasvun hahmottaminen on helpointa perinteisellä palkkikaaviolla jossa esim. kahden eri vuoden palkit on asetettu rinnakkain.

HS 17.1.2014

One comment on “Mistä on hyvät raportit tehty?

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Yhteydenotto

Mikäli olet kiinnostunut yrityskohtaisista palveluista tai sinulla kysyttävää palvelujemme sisällöstä, niin ota yhteyttä oheisella lomakkeella tai soita Mikalle numeroon 040 845 8432.