Yksinkertaista budjetointia kevyesti ja halvalla

Budjetti1

Vuosia sitten tuli käytettyä muutamassa projektissa Microsoftin SSAS-kuution Writeback-ominaisuutta. Tämä ominaisuus pääsi itseltänikin melkein jo unohtumaan – kunnes nyt parissa projektissa on tätä tullut pitkästä aikaa käytettyä. Ominaisuus on tainnut vaipua unholaan monelta muultakin tekijältä, asiaa tästä kun ei Google juurikaan löydä.

Tämä ominaisuus kuuluu SQL Server Standard-editioonkin. Lyhyesti – MS-kuutioon voidaan määritellä ns. WriteBack-ominaisuus, joka mahdollistaa esim. budjettilukujen syöttämisen Excel-Pivot-taulukosta suoraan kuutioon. Luvut eivät itse asiassa tallennu kuutioon, vaan SQL Serverin tauluun. Samaa teknistä ominaisuutta hyödyntää itse asiassa parikin kaupallista raskaampaa budjetointisovellusta.

Mitään kovin monimutkaista logiikka tätä perustoiminnallisuutta käyttäen ei kannata lähteä rakentamaan, sekä kehittäjä että asiakaskin ovat pian syvällä suossa säännöstöjen ylläpidon kanssa. Yksinkertaisten ja kevyiden tavoitteiden sekä myyntibudjettien syöttö tällä sen sijaan luonnistuu helposti.

Step-by-step:

1) Lisätään kantaan tyhjä budjettitaulu. Tämä toimii ensisijaisena tietolähteenä kuutiolle. Ideana tässä demossa on syöttää DepartmentGroup/kk-tasolle myyntibudjetit.

Kanta

 

 

 

 

 

2) Lisätään tyhjä budjettitaulu kuutioon. DSV tietysti ensin, dimensiomappaukset (kalenteri ja Department). Measureksi kuutioon lisätään budjetti

BudjettiSSAS

 

 

 

 

 

3) Varsinaisen Writeback-toiminnallisuuden määrittely. 

Tämä tapahtuu hyvin yksinkertaisesti tehdyn budjettirivit-partition takaa. Hiiren oikealla aukeaa ’WriteBack’-settings:

WriteBack_partitio

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Syöttämisen ja lukemisen luonteen vuoksi lienee luontevinta valita Storage mode:ksi ROLAP. Tällöin Excelissä tehdyt budjettimuutokset näkyvät kaikille käyttäjille.

4) Kuution deployment/prosessointi luo tietokantaan uuden taulun joka on alkujaan tyhjä. Tässä alla näkyy nyt jo muutama Excelin kautta sinne syötetty budjettirivi:

Kanta2

Tähän tauluun päivittyvät Excelissä tehtävät muutokset. Eli jos F_Budjettirivit-taulussa ei ole alun perin rivejä/summia, tärähtää tauluun Excelissä syötetty summa 201504, 5300 EUR. Jos käyttäjä vaihtaisi seuraavaksi 201504 summan 5200:aan, tulisi tauluun uusi rivi, -100 EUR.

Eli tuo logiikka on huomioitava jos budjettia käytetään muuallakin raportoinnissa. On järkevää tehdä pätkä SQL:ää joka summaa budjetin vaikka yöajona alkuperäiseen F_Budjettirivit-tauluun ja tyhjentää WriteTable:n määräajoin. Tarvittaessa muutos-/audit-lokin säilyttäen.

5) Excel-jumppa

Raapaistaan Exceliin lakana, johon myyntibudjetit voidaan syöttää.

Tässä on huomattava pari asiaa. Ennenkuin syöttäminen onnistuu, on Excelistä valittava Olap Tools/What If Analysis/Enable What If Analysis. Soluun kirjoittaminen ei vielä tallenna syötettyjä lukuja Writeback-tauluun, vasta What If Analysis / Publish Changes tekee sen.

Lisäksi jos F_Budjettirivit-taulu on tyhjä – tai et käytä syöttäjän apuna esim. tämän ja viime vuoden myyntejä, ei Pivotkaan oletuksena näytä rivejä. Valitse Pivot-taulun Propertyistä tarvittaessa Display/Show items with no data on rows/columns

Käyttäjälle näkyvä lopputulos alla. Myyntiennuste on tässä esimerkissä laskettu avustamaan budjetin syöttäjää käyttäen Louhian älykkäitä aikasarjaennustealgoritmeja.

Käyttäjä pystyy näppärästi valitsemaan osaston ja vuoden ja alkaa täyttelemään budjettia.

That’s it! Helppoa, yksinkertaista ja suoraviivaista.

BudjettiExcel

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Yhteydenotto

Mikäli olet kiinnostunut yrityskohtaisista palveluista tai sinulla kysyttävää palvelujemme sisällöstä, niin ota yhteyttä oheisella lomakkeella tai soita Mikalle numeroon 040 845 8432.